Personvern og cookies

I teksten under finn du detaljert informasjon om korleis Forbrukarombodet behandlar personopplysningane dine.

Dei viktigaste tinga du skal vere klar over, er:

  • Opplysningar i klager som du sender til oss, er offentlege, med mindre vi har heimel i lov til at dei kan haldast utanfor offentlegheit. Dette betyr at media, næringsdrivande eller andre kan be om innsyn og få utlevert klager du har sendt til oss. Namnet ditt og dei andre personopplysningane du har gitt oss, vil gå fram av dokumenta vi utleverer til dei som har bede om innsyn, eller som vi sender til ein næringsdrivande når vi tek opp ei sak til behandling.
  • Postjournalen vår er tilgjengeleg på Internett via Offentlig elektronisk postjournal. Her kan alle søkje etter dokument og be om innsyn. Namnet ditt vil vere synleg i OEP dei første 12 månadene etter at klaga di er registrert hos oss. Andre personopplysningar vil ikkje komme opp ved søk i denne portalen.

Saksbehandling og arkiv

Forbrukarombodet registrerer ulike typar data i det elektroniske saks- og behandlingsarkivet vårt. Blant anna registrerer vi opplysningar og dokument i klagesaker i tillegg til annan skriftleg kontakt. Registrering av personopplysningar er nødvendig for å kunne oppfylle dei lovpålagde oppgåvene jamfør offentleglova og arkivlova og vareta oppgåva vår som tilsynsmyndigheit.

Forbrukarombodet bruker arkiv- og saksbehandlarsystemet WebSak. Lagring av dokument følgjer offentlege standardar (NOARK), og reglane i arkivlova og personopplysningslova blir lagde til grunn. Det er etablert særlege tryggingstiltak og rutinar for sensitive og teiepliktige dokument og opplysningar. Krav om innsyn frå partar eller andre blir behandla konkret etter reglane i offentleg- og forvaltningslova.

Det daglege ansvaret for systemet er delegert til arkivleiar som har ansvaret for utarbeiding av nødvendige rutinar for behandlinga av personopplysningar. Leiarane hos Forbrukarombodet har ansvaret for at den faktiske saksbehandlinga er i samsvar med rutinane.

Offentleg postjournal

Den offentlege postjournalen til Forbrukarombodet er tilgjengeleg for allmenta på Internett. Dette skjer ved at journalen er gjord tilgjengeleg på den felles offentlege portalen OEP.

Klagesaker til Forbrukarombodet blir normalt leverte inn elektronisk ved utfylling av skjema som ligg tilgjengeleg på forbrukerombudet.no. Derfrå blir ferdig utfylt klageskjema sendt direkte vidare til registrering og behandling i Web-sak. Klager og dokument i klagesaker kan òg sendast inn via post eller e-post. Desse blir da importerte til WebSak.

Rett til innsyn

Alle har rett til innsyn i dokumenta i saka og opplysningar etter offentleglova. Unntak gjeld for teiepliktige opplysningar. Retten til innsyn gjeld frå det tidspunktet dokumenta er registrerte. Det er med andre ord mogleg å be om innsyn i saker sjølv om desse ikkje er avslutta.

Opplysningar og dokument i klagesaker blir ikkje sletta, men blir lagra i klagesaksbasen.

Stillingssøknader

Stillingssøknader blir registrerte i postjournalen, utan at namnet på søkjaren går fram. Det blir likevel gitt innsyn i søkjarlista på førespurnad. Søknadene blir deretter kasserte eller sletta etter statens felles kassasjonsreglar for statsforvaltninga.

Stillingssøkjarar blir òg bedne om å opprette konto og logge seg inn med eige passord på tenesta Jobbnorge.no for å kunne sende inn, endre eller slette søknader. Ved bruk av denne tenesta gjeld tenesteytaren sine retningslinjer for behandling av personopplysningar.

Førespurnader på telefon og e-post

Forbrukarombodet tek kvart år imot mange munnlege og skriftlege førespurnader i tillegg til klager og tips.

Telefonkontakt blir ikkje registrert med mindre det gjeld ei konkret klagesak. Kontakt i konkrete klagesaker som kjem på telefon, blir registrert som eit notat som blir lagt på klagesaka.

Ved utfylling av tipsskjema på forbrukerombudet.no blir dette sendt vidare til e-postmottaket vårt. Kopi av e-posten blir òg liggjande i e-postsystemet vår.

E-postar vi får og svarer på, blir bevarte i e-postsystemet vårt, utan tilgang frå andre. Vanleg e-post er ukryptert, og det er derfor viktig at dokument som inneheld teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar, blir sende til Forbrukarombodet på annan måte enn gjennom e-post. I arkivsystemet vårt er det lagt inn ein sperringsfunksjon for teiepliktig informasjon som blir motteken blant anna i e-post. Denne pålegg saksbehandlarar og arkivtilsette å skjerme desse opplysningane. E-posten blir da sperra for utsending.

Nettbasert behandling av personopplysningar

Det er dei nettansvarlege for heimesida vår som har ansvaret for drifta og for Forbrukarombodet si nettbaserte behandling av personopplysningar.

Bruk av cookies

Forbrukarombodet samlar inn informasjon om bruken av nettsidene våre for å betre og vidareutvikle informasjonstilbodet på nettstaden. Til hjelp under dette arbeidet bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Dette programmet bruker cookies, dvs. små informasjonskapslar eller tekstfiler som nettstaden lagrar på brukaren si datamaskin, og som gir informasjon om brukaren si IP-adresse, dvs. maskina sine rørsler på nett.

For å hindre sporing av nettbruken til enkeltpersonar har Forbrukarombodet på forbrukerombudet.no valt å leggje inn eit script som fjernar dei siste sifra frå IP-adressa til brukaren før informasjonen blir lagra av Google Analytics.

Informasjonskapselfunksjonen kan slåast av og på i dei fleste nettlesarane på maskina til brukaren gjennom eit menyval som «innstillingar», «sikkerheit» e.l. Sjølv om funksjonen blir slått av, vil brukaren kunne bruke nettsidene våre, men enkelte funksjonar vil ikkje fungere optimalt.

Det er ikkje krav om noko form for innlogging med personopplysningar for å kunne bruke nettsidene våre.

Forbrukarombodet på sosiale medium

Forbrukarombodet er til stades på dei sosiale media Facebook og Twitter. Ved bruk av desse media gjeld tenesteytarane sine retningslinjer.

Ansvar for behandling av personopplysningar og innsyn

Forbrukarombodet, ved den personen som har stillinga som forbrukarombod, er behandlingsansvarleg for verksemda si behandling av personopplysningar. Sjølv om mange av oppgåvene knytte til ei slik behandling blir delegerte under den daglege drifta, vil ikkje dette gjelde ansvaret for behandling av personopplysningar.

Dei som er registrerte i eit av systema til Forbrukarombodet, har rett på innsyn i eigne personopplysningar. Dei har òg krav på at urette eller ufullstendige opplysningar, og opplysningar som det ikkje er tilgang til å behandle, blir retta, sletta eller supplerte.

Forbrukarombodet si behandling av personopplysningar fell inn under personopplysningslova, som gir alle rett på grunnleggjande informasjon om behandlinga av personopplysningar i ei verksemd.